Wer als Verantwortlicher jahrelang die IT aufgebaut und gepflegt hat, dürfte wohl jedes Gerät kennen und den Durchblick haben. Doch die IT-Umgebung muss auch für Dritte verständlich detailliert dokumentiert werden. Dabei werden nicht nur die Geräte inventarisiert. Eine gute IT-Dokumentation verrät Ihnen noch viel mehr über Ihre IT.

Bestandserfassung:

Bei der IT-Dokumentation werden nicht nur sämtliche Geräte und IT-Komponenten erfasst. Sie zeigt Ihnen auf,

• welche Geräte (auch die mobilen Endgeräte) ans Netzwerk angeschlossen sind,
• wo sich die Geräte befinden,
• welche Lizenzen installiert sind,
• welche Wartungsverträge abgeschlossen wurden,
• wie die Netzwerkzugriffe zugeteilt sind,
• wer für den Betrieb des Gerätes verantwortlich ist und
• wer das Gerät nutzt.

Manch ein IT-Verantwortlicher staunt, welche Geräte und Programme bei einer IT-Inventarisierung zum Vorschein kommen und stellt vielleicht fest, dass der längst ausgemusterte Rechner immer noch genutzt wird und auf einigen Geräten von Mitarbeitern installierte Programme laufen, die er nicht kennt. Haben Sie einen Überblick über die aktuelle (Sicherheits-)Lage Ihrer IT-Systeme?

Ihr Nutzen:

Bei einem IT-Ausfall wissen Sie genau, wer für das einzelne Gerät verantwortlich ist. Zudem sehen Sie, welche Prozesse in der Umgebung betroffen sind. So können Ausfälle von IT-Anlagen schneller behoben werden. Eine aktuelle IT-Dokumentation vereinfacht die Weitergabe von Wissen und stellt sicher, dass bei einem Ausfall oder Mitarbeiterwechsel wertvolles Know-how nicht verloren geht. Da IT-Infrastrukturen einem steten Wandel unterliegen, müssen die Systeme in immer kürzeren Intervallen angepasst werden. Kleine Änderungen können weitreichende Folgen für Unternehmensprozesse bedeuten. Fehlt der Gesamtüberblick, sind kostenintensive Ausfälle vorprogrammiert. Wird die IT-Dokumentation um Wartungsverträge und Lizenzen ergänzt, können nicht nur Neuinstallationen oder Migrationen vereinfacht, sondern auch die Kosten für jedes Gerät pro Monat und Jahr überwacht und Unter- oder Überlizenzierung vermieden werden. Eine erweiterte IT-Dokumentation beinhaltet zudem Wiederanlaufpläne, um ausgefallene Systeme kurzfristig zu überbrücken und die IT leistungsfähig zu halten, damit im Notfall ohne Zeitverlust darauf zugegriffen werden kann.

Fördergelder:

Seit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind Unternehmen verpflichtet, ihre interne IT zu dokumentieren. Eine aktuelle IT-Dokumentation erfüllt somit gesetzliche Vorgaben, bringt Ihnen zudem Vorteile bei Audits oder Abschluss von Cyberversicherungen. Das BAFA-Förderprogramm unterstützt seit einigen Jahren Unternehmen bei der Umsetzung von Projekten in den Bereichen IT und Digitalisierung, um diese zukunftssicher und wettbewerbsfähig aufzustellen. Gerade im Hinblick auf die finanziellen Herausforderungen des digitalen Wandels bietet sie Entlastung.

Für jedes Unternehmen ergeben sich individuelle Anforderungen an Umfang und Detailgrad der Dokumentation. Aber: Jedes Unternehmen sollte sich die Zeit nehmen, ein lückenloses Betriebshandbuch inklusive Notfallplanung und Sicherheitskonzept zu erstellen. Denn es ist davon auszugehen, es wird ein Fall eintreten, bei dem man auf entsprechende Unterlagen angewiesen sein wird.

Inventarisieren und dokumentieren Sie Ihre IT und erhöhen Sie Ihre IT-Sicherheit. Besprechen Sie jetzt Ihre individuellen Anforderungen mit uns und buchen Sie einen auf Ihre Wünsche zugeschnittenen System-Check inkl. IT-Dokumentation! Wir überprüfen Ihre Infrastruktur und geben Ihnen im Anschluss eine Auswertung und Beurteilung der gesammelten Informationen sowie Handlungsempfehlungen zur Absicherung möglicher Schwachstellen. Bei Interesse an weiteren Informationen und/oder individuellen Angeboten nehmen Sie einfach unverbindlich Kontakt mit uns auf!