Bereits seit dem 1. Januar 2017 gelten schärfere Grundsätze zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung von E-Mails. Das bedeutet: Die Pflicht zur revisionssicheren Archivierung elektronischer Dokumente gilt ohne Ausnahmen für sämtliche per E-Mail versandte Handelsbriefe, Angebote, Rechnungen etc. unabhängig von der Unternehmensgröße. Grundsätzlich muss also jede Korrespondenz archiviert werden, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Seit Januar 2017 kann die nicht ordnungsgemäße Archivierung durch Wirtschaftsprüfer oder Finanzämter geahndet werden!

Betroffen sind nicht nur lokale Lösungen – auch E-Mails in Microsoft 365 oder Exchange Online werden nicht automatisch gesichert und archiviert. Microsoft bietet je nach gebuchtem Plan unterschiedliche Möglichkeiten, um Ihre E-Mails zu sichern. Die systemeigenen Funktionen zur E-Mail-Archivierung von Microsoft 365 können eine effiziente und rechtssichere Archivierung häufig nicht oder nur lückenhaft gewährleisten. Die eingeschränkten Optionen können zu unzureichender Datensicherheit, ineffizienter Datenverwaltung und rechtlichen Risiken führen.

Wir empfehlen die Verwendung spezieller Archivierungslösungen, um den rechtlichen Anforderungen, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren, nachzukommen. MailStore hat sich über viele Jahre hinweg und durch den erfolgreichen Einsatz bei über 80.000 Kunden in über 100 Ländern zu einem weltweiten Standard für die E-Mail-Archivierung in Unternehmen entwickelt. Einfach zu installieren und in jeder Situation absolut zuverlässig wird es sowohl von kleinen und mittelständischen Unternehmen aller Branchen, als auch von zahlreichen öffentlichen Institutionen und Bildungseinrichtungen eingesetzt. Ob Privatanwender, kleines mittelständisches Unternehmen oder Konzern: MailStore bietet die richtige E-Mail-Archivierungslösung – Wartungsarm, intuitiv und zuverlässig werden nahezu alle E-Mail-Systeme unterstützt:

• Microsoft 365
• Microsoft Exchange Server
• Google Workspace
• MDaemon, Kerio Connect und IceWarp
• IMAP- oder POP3-kompatible Server
• E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook, Thunderbird…
• PST-Dateien und andere E-Mail-Dateiformate

Die MailStore E-Mail-Archivierungslösung ist als Software-as-a-Service (Cloudlösung) oder als lokale Installtion auf der Hardware des Kunden erhältlich (On-Premises). Ihre Vorteile:

• Rechtssicherheit nach DSGVO & GoBD
• Zuverlässiger Schutz vor Datenverlusten
• Effizientes Datenmanagement
• Schnelle Suche & Self Service für Anwender
• Geringe Anschaffungs- und Betriebskosten
• Nahtlose Integration in Microsoft 365
• Unabhängigkeit des Archivs von Microsoft

Bei Interesse an weiteren Informationen und/oder individuellen Angeboten nehmen Sie einfach unverbindlich Kontakt mit uns auf!